La GED ou Gestion Électronique des Documents favorise la gestion et l’exploitation par des moyens électroniques spécialisés. La GED est un procédé qui fait intervenir des moyens électroniques pour prendre en charge la gestion des documents, par exemple la capture, l’acquisition, la numérisation, la validation, la diffusion, le classement, l’indexation, l’archivage.
Une des fonctions de la Gestion Électronique des Documents (GED) est la digitalisation des documents qui sont encore sous forme de supports papiers. Cette étape consiste à scanner, à numériser et à nourrir le système d’information avec différents formats de fichiers pour dématérialiser l’ensemble de vos documents
L’archivage numérique consiste à classer et stocker tous vos documents afin de permettre aux autres d’y accéder et de consulter un document suite à une recherche effectuée sur le moteur de recherche de votre système informatique. Cette fonction doit être soumise à quelques principes. Premièrement, vos informations archivées doivent refléter la copie conforme de l’original (principe d’authenticité). Deuxièmement, les données doivent être stockées et exploitées dans le temps (principe de durabilité). Troisièmement, il faut un système de verrouillage sécurisé qui permet de garder certaines données sensibles en confidentialité (principe de confidentialité).
Au départ, il s’agit du coût de la gestion des documents imprimés qui poussent de nombreuses entreprises à adopter une gestion électronique des documents. Au fil des années, la dimension éco-responsable incite également la réduction de consommation de papier. Nous vous présentons quelques arguments pour mieux vous éclairer sur la nécessité de mettre en place une GED, c’est à dire un système d’information efficace au sein de votre entreprise.
La GED présente beaucoup d’avantages. En premier lieu, elle rend un document consultable à tout moment par l’ensemble des collaborateurs, ce qui représente un gain de temps considérable. En second lieu, elle évite aux documents de traîner partout ou de se perdre au sein d’un tas de papiers. En troisième lieu, les documents contenant des similarités peuvent être réunis dans un même dossier informatisé. On ne doit pas chercher un document dans des dossiers papier pour apporter une mise à jour, chacun détient les mêmes informations en temps réel. En plus, pour des besoins de confidentialité, on peut sécuriser l’accès aux documents par la numérisation des documents, ainsi que le stockage. Grâce aux logiciels GED, l’entreprise peut augmenter de 20% l’efficacité de travail, réduire de 30% les coûts liés à la recherche, de 80% des coûts liés à la diffusion et la gestion du courrier diminue considérablement.
La gestion des documents est la fonction principale de votre GED. Elle représente quelques enjeux :
Novaxel et les acteurs du Cloud sont multiples. On peut citer quelques noms remarquables de GED intuitive comme : Novaxel, Sharepoint ou Alfresco.
Maintenant, voici quelques conseils pour bien choisir un logiciel GED pour votre entreprise :