Cette fête permet aux artistes de se produire gratuitement devant un large public. Elle célébre la musique vivante en mettant en valeur la diversité des pratiques musicales et tous les genres musicaux. C’est un évènement connu de 97% des français et auquel 10% ont déjà participé activement.
ERP évènementiel : gestion et coordination
Un ERP événementiel est un Progiciel de Gestion Intégré uniquement conçu pour le secteur de l’évènementiel. C’est un logiciel qui permet de donner l’ensemble des fonctions et données dans une base unifiée en passant par des modules interconnectés. Cela contribue aux organisateurs de diriger tous les aspects d’un évènement depuis une plateforme unique. Un évènement comme la fête de la musique, un ERP évènementiel joue un rôle de tour de contrôle. Il sert à planifier à la logistique, à la gestion administrative et la coordination des équipes tout en répondant que toutes les informations comme les programmes, les lieux et les ressources, pour que tout soit mis à jour en temps réel et pour correspondre à tous les services.
Un ERP évènementiel doit inclure la gestion du matériel et des équipements comme la sonorisation, les éclairages, les scènes mobiles. dans le but de répartir des équipes techniques. Le logiciel facilite l’affectation de chaque ressource au moment voulu. Organiser un concert de rue exige des autorisations de la mairie et le respect de normes comme la sécurité, le bruit et les horaires légaux. L’ERP intègre un suivi des démarches administratives pour chaque demande d’autorisation en cours, de validation obtenue et des documents à fournir. Un tableau de bord assure qu’aucun lieu ne soit oublié sur le plan administratif. De plus, l’ERP offre un espace collaboratif où tout le monde peut trouver des tâches et des plannings uniques. Une gestion des tâches et des fiches de fonction par rôle contribue que chaque personne connaît son périmètre.
ERP évènementiel : fluidité organisationnelle et réussite
L’adoption d’un ERP événementiel sur mesure a une influence claire sur la fluidité de l’organisation. La centralisation des informations prévient les pertes de données et les incohérences. Chaque mise à jour est partagée avec tous les modules tout en supprimant les risques de divergences entre l’équipe de programmation et logistique. Cela permet d’avoir moins d’oublis et en cas d’imprévu d’avoir une meilleure réactivité. Le sur-mesure permet d’éviter de détourner une solution générique pour se joindre à l’ambiance de la fête de la musique. Inversement, il partage l’évènement et il offre une souplesse totale tout en permettant de faire évoluer l’outil en même temps que l’évènement lui-même.
Un ERP évènementiel est connu pour son succès qui repose sur l’adoption par les équipes organisatrices composées par des profils techniques, administratifs, artistiques et bénévoles. Une fois développé, des formations générales permettent à tous les membres à la navigation de base alors que des ateliers spécialisés donnent l’occasion de maîtriser les modules qui concernent, par exemple, une session dédiée pour l’équipe « programmation artistique » et une autre pour les responsables « logistique et technique ». L’ERP événementiel devient un allié indispensable de la planification et de la coordination de la fête de la musique, tout en transformant le travail des organisateurs. En éclaircissant la logistique et la communication interne, il permet de libérer du temps pour se concentrer sur la réussite artistique et festive de l’évènement.
CRM évènementiel : amélioration de l'expérience
Un CRM (Customer Relationship Management) est un outil de gestion de la relation qui dépasse la seule relation client pour englober tous les publics de l’évènement de la fête de la musique. C’est une base de données qui centralise les contacts et les interactions en permettant de suivre et d’animer le public. Pour la fête de la musique, le CRM évènementiel gère les relations avec la participation artistique, des partenaires et des sponsors, des commerçants et des associations locales et des bénévoles et des staffs. Le rôle du CRM centralise toutes les données relatives et d’historiser chaque interaction pour simplifier la communication et de personnaliser le suivi. Un CRM donne l’occasion de savoir quels artistes ont participé l’années précédentes, quels sponsors ont financé pour quel montant ou quels bénévoles possèdent quelles compétences.
À l’ère de la technologie numérique, il est estimé qu’en moyenne, l’utilisation d’un CRM dédié à l’évènementiel améliore les performances de plus de 25%. Pour l’évènement culturel à but non lucratif, le gain se mesure en temps économisé, en relations fidélisées et en qualité d’expérience offerte aux participants. Pour les artistes ou les commerçants qui voudraient organiser un concert, le CRM permet d’intégrer des formulaires d’inscription en ligne. Ces formulaires alimentent la base de données, ce qui évite les erreurs et de les reprendre. Un module CRM suit l’état de toutes les inscriptions qu’elles soient approuvées, en attente ou refusées, tout en envoyant des confirmations automatiques.
CRM événementiel : gestion des relations, suivi et réactivité
Un module CRM suit les promesses de dons et/ou de soutien matériel des partenaires. Cela aide à honorer les contreparties, comme s’assurer qu’un sponsor a droit à l’affichage de son logo sur scène. Le CRM événementiel se distingue par l’intégration l’envoi d’e-mails et de SMS, de façon adapter. La coordination interne correspond à un ERP alors que le CRM dispose d’une extension ou d’un lien vers la gestion des bénévoles. Pour chaque contact, le CRM conserve l’historique des communications en ajoutant des notes internes, par exemple, un régisseur note qu’un groupe a besoin d’un hébergement la nuit du 21 juin. Ces fonctionnalités du CRM deviennent un tableau de bord relationnel de la fête de la musique, aussi nécessaire que le tableau de bord logistique de l’ERP. Les deux tableaux ne se remplacent pas mutuellement, ils sont complémentaires.
Avant l’évènement, le CRM prend en charge les invitations et la promotion ciblée. Le CRM assure une relance automatisée, par exemple, si un artiste n’a pas répondu sous quinze jours, un rappel peut partir sans intervention humaine. Pendant l’évènement, la communication ne s’arrête pas. Le CRM envoie des informatiques en temps réel. Ces envois groupés et segmentés se font rapidement grâce au CRM. Cette réactivité renforce la coordination live et la satisfaction. Après l’évènement, le CRM devient l’outil de suivi post événement. Le CRM automatise l’envoi de questionnaires de satisfaction.
