En quoi consiste la gestion électronique des documents ?

Au départ, il s’agit du coût de la gestion des documents imprimés qui poussent de nombreuses entreprises à adopter une gestion électronique des documents. Au fil des années, la dimension éco-responsable incite également la réduction de consommation de papier. Nous vous présentons quelques arguments pour mieux vous éclairer sur la nécessité de mettre en place une GED, c’est à dire un système d’information efficace au sein de votre entreprise.

La GED présente beaucoup d’avantages. En premier lieu, elle rend un document consultable à tout moment par l’ensemble des collaborateurs, ce qui représente un gain de temps considérable. En second lieu, elle évite aux documents de traîner partout ou de se perdre au sein d’un tas de papiers. En troisième lieu, les documents contenant des similarités peuvent être réunis dans un même dossier informatisé. On ne doit pas chercher un document dans des dossiers papier pour apporter une mise à jour, chacun détient les mêmes informations en temps réel. En plus, pour des besoins de confidentialité, on peut sécuriser l’accès aux documents par la numérisation des documents, ainsi que le stockage. Grâce aux logiciels GED, l’entreprise peut augmenter de 20% l’efficacité de travail, réduire de 30% les coûts liés à la recherche, de 80% des coûts liés à la diffusion et la gestion du courrier diminue considérablement.