Comment comptabiliser l'achat ou la location d'un logiciel ?

En fonction des besoins, l’entreprise devra acquérir des logiciels adaptés. Une question sera posée : Comment comptabiliser l’achat ou l’abonnement d’un logiciel  ? Achat, abonnement, location, maintenance, la comptabilisation d’un logiciel dépend de la nature du logiciel et son type d’acquisition (achat, abonnement, location), selon s’il est acheté avec un ordinateur, à part du PC ou dans le cadre d’un contrat de service. Il existe 3 grands types de logiciel que vous pouvez comptabiliser lors de l’achat ou de la location.

Le logiciel autonome

Il existe 2 types de logiciels autonomes : logiciel autonome à usage interne et logiciel autonome à usage commercial.

Des logiciels autonomes à usage interne

Lors de leur acquisition, les logiciels à usage interne doivent être immobilisés. Leur comptabilisation doit être effectuée comme ceci :

  • Débit des comptes :
  1.   205 “logiciels” pour la valeur hors taxe
  2.   44562 “TVA sur immobilisation” pour la TVA
  • Crédit du compte 4041 “fournisseurs-achat d’immobilisation”

Au cas où la valeur est inférieure à 500 Euros HT, ce dernier peut être directement comptabilisé en “charge”.

Par ailleurs, les logiciels à usage interne peuvent être amortis sur 12 mois (à compter du premier du mois d’achat). Au cas où le logiciel d’exploitation et l’ordinateur sont achetés ensemble, le logiciel sera amorti comme l’ordinateur.

Des logiciels autonomes à l’usage commercial

La comptabilisation des logiciels autonomes à usage commercial varie en fonction de leur objectif :

Logiciel crée suite à la commande d’un client :

  • Débit du compte 34 “en-cours de production de services”
  • Crédit du compte 7134 “variation des en-cours de production de services”

Logiciel fabriqué depuis un logiciel mère :

  • Débit du compte 355 “Stock de produits finis”
  • Crédit du compte 71355 “ Variation des stocks de produits finis”

Le logiciel acheté avec du matériel

Les logiciels qui ne peuvent pas être séparés du matériel sur lequel ils sont installés, par exemple le système d’exploitation Microsoft Windows qui est préinstallé en OEM par les constructeurs d’ordinateurs (Dell, Asus, Toshiba…) seront comptabilisés comme le matériel informatique, dans le compte 2183.

Le logiciel open source gratuit

Lorsqu’un logiciel est gratuit, on ne rentre rien en comptabilité. Pourtant, des options payantes ou des formations apportent des dépenses à prendre en compte.

Le logiciel Cloud ou SaaS

Un logiciel SaaS est un logiciel qui ne nécessite pas l’achat de licence d’exploitation mais l’achat du droit d’utilisation d’un logiciel hébergé sur la plateforme de l’éditeur restant propriétaire du software en question (abonnement Microsoft Office 365, Google Apps for Work G Suite, Dropbox Business…). L’acquisition de ce logiciel est une location, soit le compte 613 parce que l’entreprise achète aucun bien.

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